сегодня:
09
декабря
2021 года
Архивный отдел Администрации г. Челябинска

Задачи и функции отдела

Основные задачи

 Основными задачами отдела является:

1) управление архивным делом на территории города Челябинска, обеспечение в пределах своей компетенции соблюдения действующего законодательства в области архивного дела на территории муниципального образования;

2) осуществление хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов Архивного Фонда Российской Федерации и иных архивных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации;

3) обеспечение реализации прав граждан и юридических лиц на получение архивной информации;

4) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города Челябинска, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации;

5) реализация отдельных государственных полномочий, переданных Законом Челябинской области от 27.10.2005 № 416-ЗО «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области»;

6) осуществление иных полномочий в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.


Функции

  Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

1)  анализирует состояние архивного дела и документационного обеспечения на территории муниципального образования. Определяет стратегические направления единой политики в сфере архивного дела, разрабатывает и обеспечивает реализацию муниципальных целевых программ, а также перспективных и текущих планов развития и совершенствования архивного дела в городе Челябинске;

2) обеспечивает подготовку и в установленном порядке вносит на рассмотрение проекты муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела, организации документов в делопроизводстве и совершенствования работы муниципального архива;

3)  осуществляет в пределах своей компетенции контроль соблюдения на территории муниципального образования законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Челябинской области и города Челябинска в области архивного дела;

4)  вносит на рассмотрение руководства предложения о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города Челябинска, в собственность иных муниципальных образований в соответствии с законодательством Российской Федерации;

5) реализует отдельные государственные полномочия в сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов отнесенных к государственной собственности Челябинской области, находящихся на территории муниципального образования и переданных на хранение в муниципальный архив, представляет в Государственный комитет по делам архивов Челябинской области (далее – Государственный комитет) документы государственного учета и отчетную информацию;

6)  организует комплектование и определяет состав документов муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города и подлежащих приёму в муниципальный архив;

7)  разрабатывает и представляет на утверждение Главе города Челябинска списки организаций-источников комплектования Архивного отдела, документы которых подлежат передаче в муниципальный архив, проводит систематическую работу по их уточнению, согласовывает их экспертно-проверочной методической комиссией Государственного комитета по делам архивов Челябинской области (далее – ЭПК);

8) осуществляет проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу,  порядок их отбора и передачи на постоянное хранение, ведёт в установленном порядке учёт документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории города;

9) представляет в Государственный комитет в соответствии с установленным порядком и по утвержденным формам на бумажных и электронных носителях:

-  учетные сведения об объеме архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве, и в источниках его комплектования;

-  статистическую информацию о результатах деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов;

-  о выполнении основных направлений развития архивного дела на территории муниципального образования;

10) представляет в Администрацию города годовой и квартальные отчёты о работе;

11) производит на договорной основе прием в упорядоченном состоянии документов по личному составу от ликвидированных предприятий, учреждений и организаций, находящихся на территории муниципального образования;

12) проводит в порядке, установленном законодательством Российской Федерации экспертизу ценности и отбор документов в состав Архивного фонда Российской Федерации от организаций – источников комплектования Архивного отдела, обеспечивает соблюдение установленного законодательством Российской Федерации порядка передачи документов на хранение;

13) заключает от имени Администрации города договоры на прием документов на хранение:

- с ликвидационными комиссиями (ликвидаторами) или конкурсными управляющими о передаче на хранение в муниципальный архив документов по личному составу при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства;

-  с гражданами о передаче на хранение в муниципальный архив документов личного происхождения;

14) участвует в работе экспертных комиссий организаций – источников комплектования архива и ликвидационных комиссий, организует проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

15) осуществляет государственный учет архивных документов, находящихся на хранении в муниципальном архиве, а также в архивах организаций, являющихся источниками комплектования муниципального архива, оказывает содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;

16) осуществляет хранение архивных документов на различных видах носителей, в том числе документов:

-  являющихся муниципальной собственностью города Челябинска, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации;

-  являющихся государственной собственностью Челябинской области, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации по реализации отдельных государственных полномочий Администрации города, которыми она наделена;

- юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда РФ;

-  по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;

-  фотодокументы, печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие фонды муниципального архива;

-   учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Архивного отдела;

17) систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение;

18) проводит комплекс мероприятий по созданию нормативных условий хранения архивных документов и обеспечению их физической сохранности, в том числе:

-   обеспечивает соблюдение режимов и организации хранения архивных документов;

-   организует проверку наличия и состояния архивных документов, оформляет результаты в установленном порядке;

-  проводит экспертизу ценности документов находящихся на хранении, по результатам которой представляет на утверждение ЭПК акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

19) обеспечивает сохранность документов по личному составу, ведёт внутриархивный пофондовый и статистический учёт документов, отвечает за ведение электронной базы данных «Архивный фонд»;

20) осуществляет мероприятия по предупреждению чрезвычайных ситуаций, выполнению мероприятий по соблюдению правил техники безопасности, производственной санитарии, пожарной безопасности, а также антитеррористической защищенности;

21) обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, работу муниципального архива в условиях ЧС, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность архива в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ;

22) внедряет в практику работы Архивного отдела и организаций – источников комплектования отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы в области архивного дела;

23) информирует Администрацию города, Государственный комитет о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях законодательства об архивной деятельности;

24) осуществляет организационно-методическое руководство работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, других муниципальных организаций города, оказывает содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;

25) взаимодействует по вопросам архивного дела и делопроизводства:

-    с органами местного самоуправления, муниципальными организациями и учреждениями города Челябинска;

-   государственными организациями, включенными в список организаций – источников комплектования;

-    негосударственными организациями и гражданами в случае заключения соответствующего договора;

26) оказывает методическую и практическую помощь делопроизводственным службам, ведомственным архивам и экспертным комиссиям организаций – источников комплектования Архивного отдела:

-   в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

-   в отборе документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации и их подготовке к передаче на постоянное хранение с соблюдением установленных требований;

-   по упорядочению документов по личному составу;

-   по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;

-   в проведении проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

-   по ведению в установленном порядке государственного учета документов Архивного фонда субъекта Российской Федерации, находящихся на временном хранении в организации;

-   в проведении экспертизы ценности документов, их упорядочении и передаче на постоянное хранение в муниципальный архив;

27)  рассматривает и согласовывает экспертно-методической комиссией Архивного отдела (далее – ЭМК) положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях организаций – источников комплектования, номенклатуры дел;

28) рассматривает и представляет на согласование ЭПК описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного хранения, по личному составу и фотодокументов, образовавшихся в процессе деятельности организаций – источников комплектования, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях документов;

29) проводит экспертную оценку проектов документов (положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций) организаций – источников комплектования;

30) изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организацию документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт в организациях – источниках комплектования;

31)  проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий;

32)  осуществляет информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов в соответствии с их обращениями (запросами), а также в инициативном порядке;

33)   проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архивного отдела, рассматривает заявления, предложения и жалобы поступившие в ходе приема;

34)   осуществляет предоставление муниципальных и переданных государственных услуг в сфере архивного отдела, в том числе:

-    обеспечивает исполнение социально-правовых запросов граждан на основе принятых на хранение документов, выдает заверенные архивные справки, копии и выписки из документов;

-    осуществляет подготовку тематических запросов граждан, учреждений и организаций всех форм собственности по документам, находящимся на хранении;

-   обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документационную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовки заверенных копий архивных документов, выписок из них;

-   предоставляет заявителям доступ к архивным документам путем выдачи подлинников и (или) копий архивных документов для работы в читальном зале и справочно-поисковых средств к ним, организует работу пользователей с архивными документами непосредственно в архиве, готовит архивные копии по их запросам;

-   оформляет архивные справки, архивные копии, сопроводительные и информационные письма, пересылает по назначению непрофильные запросы;

-   ведет учет и анализ использования архивных документов, представляет отчеты о количестве оказанных услуг;

-               проводит мониторинг качества предоставления государственных и муниципальных услуг, отчет предоставляет в Администрацию города и в Государственный комитет;

35)  обеспечивает соблюдение требований:

-      по защите информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и в информационной системе Архивного отдела, в соответствии с законодательством Российской Федерации;

-     сохранности и установленного законодательством Российской Федерации порядка применения электронной подписи;

36)  осуществляет подготовку методических рекомендаций и памяток по вопросам архивного дела и делопроизводства;

37) создает, поддерживает в актуальном состоянии и совершенствует научно-справочный аппарат к документам находящимся на хранении, создает и пополняет автоматизированные информационно-поисковые системы и базы данных, с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

38) проводит, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, информационные мероприятия: экскурсии, презентации, дни открытых дверей, уроки для студентов и школьников, конференции, лекции, выставки архивных документов в социально-экономических и культурно-просветительных целях;

39)  готовит публикации в средствах массовой информации по архивным документам;

40)  рассматривает обращения (предложения, заявления или жалобы) в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

41)   выполняет, в соответствии с действующим законодательством, иные функции в пределах предоставленных Архивному отделу полномочий.