сегодня:
21
августа
2019 года
Архивный отдел Администрации г. Челябинска

Задачи и функции отдела

Основные задачи

 

Основными задачами Архивного отдела являются:

1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных фондов и архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности города Челябинска законами Российской Федерации и Челябинской области, архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность города Челябинска;

2) осуществление государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города Челябинска Законом Челябинской области от 27.10.2005 № 416-ЗО «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области»;

3) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города Челябинска, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации.

 

Функции

 

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

1) проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

2) ведет учет архивных документов постоянного хранения, а также архивных документов временного хранения, принятых от ликвидированных организаций; представляет в установленном порядке учетные данные в Государственный комитет по делам архивов Челябинской области;

3) обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью города Челябинска, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью Челябинской области, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации и находящихся на хранении в отделе;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;

- архивных документов, принятых от ликвидированных организаций;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела;

4) осуществляет отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел;

5) принимает на хранение документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации в случае заключения соответствующего договора между собственником документов и Администрацией города;

6) составляет список организаций – источников комплектования отдела, утверждаемый правовым актом Администрации города и согласовываемый с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) Государственного комитета по делам архивов Челябинской области; проводит систематическую работу по его уточнению;

7) оказывает методическую и практическую помощь делопроизводственным, архивным и экспертным службам организаций – источников комплектования отдела:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

- по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб;

8) рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях организаций – источников комплектования;

         9) рассматривает и готовит к утверждению ЭПК Государственного комитета по делам архивов Челябинской области описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования отдела;

10) рассматривает и готовит к согласованию ЭПК Государственного комитета по делам архивов Челябинской области инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, описи дел по личному составу (или их годовые разделы), акты о неисправимых повреждениях документов источников комплектования отдела;

11) проводит консультации по вопросам организации и методики работы с архивными документами для архивных и делопроизводственных служб организаций города;

12) осуществляет информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов в соответствии с их обращениями (запросами), а также в инициативном порядке;

13) предоставляет архивные документы пользователям в читальном зале, готовит копии архивных документов по их запросам;

 

14)      проводит выставки архивных документов, готовит публикации по архивным документам в средствах массовой информации, проводит информационные мероприятия (экскурсии, презентации, дни открытых дверей, уроки для студентов и школьников).