Задачи и функции

ЗАДАЧИ 

Основными задачами Архивного управления Администрации города Челябинска являются:

           1)  реализация в пределах своей компетенции полномочий Администрации города по решению вопросов местного значения в сфере архивного дела на территории города Челябинска;

2)  обеспечения деятельности органов местного самоуправления города Челябинска, а также организаций, учреждений и предприятий, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности (далее – организации), действующих на территории города Челябинска;

3)  исполнение функции муниципального архива по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов в соответствии с требованиями архивного законодательства;

4)  информационное обеспечение органов местного самоуправления города Челябинска, обеспечение условий для всестороннего использования архивных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации;

5)  реализация отдельных государственных полномочий, переданных Законом Челябинской области от 27.10.2005 № 416-ЗО «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области».

ФУНКЦИИ

 В рамках решения основных задач Архивное управление осуществляет следующие функции:

1)  определение на территории города Челябинска единой политики в сфере архивного дела:

–     разработка и обеспечение реализации перспективных и текущих планов развития и совершенствования архивного дела в городе Челябинске;

–     формирование единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

–     подготовка проектов правовых актов Администрации города в рамках полномочий Управления;

–     контроль за соблюдением архивного законодательства;

2)  подготовка методических документов (пособий), проведение семинаров и совещаний по вопросам делопроизводства и архивного дела;

3)  оказание организациям и гражданам методической помощи по вопросам:

–     организации работы с документами в делопроизводстве и формировании дел;

–     экспертизы и отбора документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовки их к передаче на постоянное хранение;

–     упорядочения документов, в том числе по личному составу;

–     ведения учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

–     подготовки нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

–     совершенствования работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций;

4)   осуществление хранения в муниципальном архиве архивных документов, в том числе:

–     документов, являющихся муниципальной собственностью города Челябинска и входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации;

–     документов, являющихся государственной собственностью Челябинской области и находящихся на территории города Челябинска, в рамках реализации переданных Администрации города отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела;

–     документов юридических и физических лиц, переданных в соответствии с требованиями архивного законодательства в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;

–     документов по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории города Челябинска;

–     фотодокументов, печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих фонды муниципального архива;

–     учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления деятельности Управления;

5)  соблюдение нормативных режимов хранения архивных документов на различных видах носителей;

6)  обеспечение защиты информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и информационной системе муниципального архива, в соответствии с законодательством Российской Федерации;

7)  проведение плановых и внеплановых проверок наличия и состояния архивных документов;

8)  проведение физико-химической и технической обработки архивных документов (дезинфекция, дезинсекция, реставрация, переплет, обеспыливание и другое);

9)  создание электронного фонда пользования путем оцифровки архивных документов постоянного хранения, размещение его в информационной системе муниципального архива;

10)   ведение учета архивных документов, в том числе автоматизированного, с использованием государственной информационной системы «Архивный фонд», в соответствии с установленным порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

11)   проведение экспертизы ценности по истечении сроков временного хранения архивных документов в муниципальном архиве, в том числе документов по личному составу, поступивших от ликвидированных организаций, в том числе:

–     проведение отбора на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации;

–     выделение к уничтожению и утилизация архивных документов, не подлежащих хранению;

12)   комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города Челябинска, в том числе:

–     составление списка организаций – источников комплектования Управления (далее – источники комплектования), представление его для согласования Экспертно-проверочной комиссией Государственного комитета (далее – ЭПК) и дальнейшего утверждения в Администрацию города, проведение систематической работы по внесению изменений в список источников комплектования;

–     ведение наблюдательных дел источников комплектования;

–     организационно-методическое руководство деятельностью архивов источников комплектования, а также организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления города Челябинска и внутригородских районов города Челябинска, муниципальных организаций;

–     участие в работе экспертных комиссий источников комплектования;

–     рассмотрение и подготовка к утверждению ЭПК описей дел, документов постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования;

–     прием на постоянное хранение в муниципальный архив документов Архивного форда Российской Федерации от источников комплектования по истечении установленных сроков их временного хранения в организации;

–     подготовка к согласованию ЭПК описей дел по личному составу, образовавшихся в деятельности источников комплектования, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству источников комплектования, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, об утрате документов в источниках комплектования;

–     рассмотрение и согласование экспертно-методической комиссией Управления положений об архивах, экспертных комиссиях источников комплектования;

–     проведение в источниках комплектования проверок соблюдения требований архивного законодательства, наличия и состояния архивных документов, в том числе документов по личному составу;

–     внесение предложений по улучшению работы архивов, экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве источников комплектования;

13)   прием на хранение в муниципальный архив документов:

–     по личному составу при ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, действовавших на территории города Челябинска, в том числе заключение от имени Администрации города договоров с ликвидационными комиссиями (ликвидаторами) или конкурсными управляющими;

–     личного происхождения, в том числе заключение от имени Администрации города договоров с гражданами;

14)   реализация отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области, переданных на хранение в муниципальный архив;

15)   внесение на рассмотрение руководства Администрации города предложений о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города Челябинска, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований в соответствии с законодательством об архивном деле;

16)   создание, поддержание в актуальном состоянии и совершенствование системы справочно-поисковых средств муниципального архива, включающей обязательные (описи дел, краткий справочник по фондам) и вспомогательные (каталоги, реестры, базы данных и другое) архивные справочники;

17)   размещение информации о составе научно-справочного аппарата к архивным документам в читальном зале, а также на сайте муниципального архива в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее – сайт муниципального архива);

18)   предоставление муниципальных и переданных государственных услуг в сфере архивного дела (далее – услуги), в том числе:

–     организация приема запросов пользователей и направление ответов по результатам их исполнения непосредственно в муниципальном архиве, по почте, с использованием сайта муниципального архива;

–     организация приема запросов пользователей и направление ответов по результатам их исполнения защищенными каналами связи с использованием шифровальных (криптографических) средств, информационно-телекоммуникационным системам и сетям связи непосредственно в отделения Пенсионного фонда Российской Федерации и через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг (при условии заключения соглашения о взаимодействии);

–     исполнение запросов социально-правового характера и тематических запросов на основе принятых на хранение архивных документов;

–     оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем и другое;

–     организация работы пользователей в читальных залах по изучению архивных документов, справочно-поисковых средств к ним, ведение личных дел пользователей, журнала учета посещений читального зала пользователями;

–     проведение мониторинга качества предоставления услуг;

19)    проведение, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, информационных мероприятий: конференций, круглых столов, презентаций, экскурсий, лекций, встреч с общественностью, дней открытых дверей, уроков и другое.

20)   популяризация архивных документов в средствах массовой информации, подготовка публикаций по архивным документам;

21)   ведение календаря знаменательных и памятных дат, предоставление информации об юбилейных датах источников комплектования в Государственный комитет и Администрацию города;

22)   подготовка и своевременная актуализация информации на официальном сайте Администрации города, сайте муниципального архива по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

23)   предоставление в Государственный комитет отчетов о работе Управления, в том числе:

–     отчета о выполнении основных направлений развития архивного дела на территории города Челябинска;

–     учетных сведений об объеме архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве и в источниках комплектования;

–     сведений о составе и объеме архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области;

–     статистической информации о результатах деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов;

–     других отчетов по деятельности Управления;

24)   предоставление в Администрацию города отчетов по направлениям деятельности Управления;

25)   проведение приема граждан и организаций, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

26)   организация мероприятий по предупреждению чрезвычайных ситуаций, выполнение мероприятий по соблюдению правил техники безопасности, производственной санитарии, пожарной безопасности, а также антитеррористической защищенности муниципального архива;

27)   осуществление иных функций, предусмотренных муниципальными правовыми актами города Челябинска в пределах своей компетенции.