Изменился срок хранения документов по личному составу

Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ внесены изменения в срок хранения  документов по личному составу http://archives.ru/documents/fz43-2016.shtml 

75-летний срок хранения документов по личному составу  стал относиться к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных с 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет ЭПК.

Что произойдет после изменения сроков хранения по личному составу? 

Прежде всего,  кадровикам и делопроизводителям необходимо понять и разграничить какие виды документов попадают под 43-ФЗ.

Видов документов по личному составу множество. Закон об архивном деле (125-ФЗ от 22.10.2004)  дает определение документов по личному составу, как архивные документы, отражающие трудовые отношения работника и работодателя, тем самым указывая на объемность этого понятия.

Срок их хранения установлен в Перечне, 2010

1) Приказы, распоряжения; записки, заменяющие приказы, постановления и  документы к ним по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении, об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий, о поощрении, премировании, награждении, об отпусках с тяжелыми условиями труда, об уходе за ребенком, об отпуске без сохранения заработной платы, о перемене фамилии, о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках с вредными и тяжелыми условиями труда.

2) Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; аттестационных, квалификационных комиссий.

3) Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда и журналы по их регистрации.

4) Личные карточки работников, в том числе временных работников и журналы по их регистрации.

5) Личные дела работников.

6) Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом.

7) Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников.

8) Документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных.

9) Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу.

10) Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда.

11) Списки лиц, работающих на производстве с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда

12) Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий.

13) Тарификационные ведомости

14) Уведомления работодателя,  не вошедшие в состав личных дел.

15) Лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате)

16) Книги, журналы, карточки учета:

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений
в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним.

г) списки личного состава, алфавитные книги персонала и т.п..

Исключение составляли и составляют:

1) акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;

2) тарификационные ведомости — 25 лет;

3) протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;

4) протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;

5) списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам  в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Как правило, юридическое лицо документы по личному составу хранит отдельно от других документов (в специализированном хранилище или в металлических шкафах, сейфах). Это объясняется прежде всего тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен.