Поиск по сайту
 |
 |
 |
Архивное управление Администрации города Челябинска
Переименования:
Архивный отдел Администрации города Челябинска (20.07.1998–01.09.2021)
Архивное управление Администрации города Челябинска (с 01.09.2021 – по настоящее время)
Историческая справка
1998–2018 годы
1. Образование Архивного отдела Администрации города Челябинска
Датой основания Архивного отдела Администрации города Челябинска (далее – Архивный отдел) принято считать 20 июля 1998 года – дату регистрации постановления Главы города Челябинска № 986-п «Об образовании Архивного отдела Администрации города Челябинска» (ф. 2, оп. 1, д. 294, л. 154-166).
Постановлением от 20.07.1998 № 986-п, помимо решения об образовании Архивного отдела, были утверждены:
– Положение об Архивном отделе (приложение 1)
– Штатное расписание (приложение 2)
– Список № 1 организаций-источников комплектования (приложение 3).
В соответствии с Положением Архивному отделу присвоен статус самостоятельного структурного подразделения Администрации города Челябинска без права юридического лица, созданным для выполнения функции местного самоуправления в области архивного дела. Положение закрепляло такие вопросы как: общие положения, состав документов, основные задачи, функции и права отдела, а также порядок организации работы.
Отдел входит в систему Комитета по делам архивов администрации Челябинской области, взаимодействует с ним по организационно-методическим вопросам и по его поручению осуществляет отдельные государственные полномочия в области хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Челябинской области, контроля за состоянием ведомственного хранения документов. В связи с этим основными задачами, поставленными перед Архивным отделом, были:
– обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Челябинской области, хранящихся в Архивном отделе;
– комплектование Архивного отдела документами Архивного фонда Челябинской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;
– информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов;
– организационно - методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве городской Думы, городской и районных администраций, других муниципальных учреждений города; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;
– контроль за соблюдением муниципальными учреждениями законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Челябинской области, органов местного самоуправления в области архивного дела, а также на основании соглашения (договора) между Комитетом по делам архивов администрации Челябинской области и Администрацией города Челябинска - за соблюдением действующего законодательства другими учреждениями - источниками комплектования Архивного фонда Челябинской области, расположенными на территории города.
Первым помещением, которое занял муниципальный архив, была часть цокольного этажа многоквартирного жилого дома по адресу: ул. Калинина, д. 30. В 1998 году проведен капитальный ремонт приспособленного помещения. Новое помещение было оснащено охранной и пожарной сигнализацией, хранилище оборудовано металлическими стеллажами.
Первый прием документов на хранение был осуществлен в феврале 1999 года: фонд № 1 присвоен документам по личному составу ликвидированного АОЗТ «Спецстрой-1» (акт № 1/1 от 02.02.1999).
Распоряжением Первого заместителя Главы города Челябинска от 02.11.1998 № 1446-е (ф. 2, оп. 1, д. 322, л. 12) на должность начальника Архивного отдела назначен Чурсов Александр Владимирович. 31 мая 2017 года трудовая деятельность Чурсова А.В. была прекращена в связи с выходом на пенсию (Распоряжение Главы города Челябинска от 31.05.2017 № 511-к).
С 01 июня 2017 года распоряжением Администрации города Челябинска от 31.05.2017 № 576-к начальником Архивного отдела назначена Егозина Татьяна Вячеславовна.
2. Деятельность Архивного отдела в процессе развития муниципального архива
2.1. Нормативные документы
2.1.1. Положение об организации архивного дела на территории города Челябинска
Первое «Положение об общих принципах организации архивного дела на территории города Челябинска» утверждено Решением Челябинской городской Думы от 25.10.2005 № 7/17. Действие Положения вступило в силу 1 января 2006 года. (ф. 47, оп. 1, д. 747, л. 53-56 ). За основу нормативно – правового акта взят модельный муниципальный правовой акт «Об организации архивного дела на территории муниципального образования», подготовленный Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области. Решением Челябинской городской Думы от 02.09.2010 № 16/47 в Положение были внесены изменения. (ф. 47, оп. 1, д. 1334, л. 148).
В 2018 году в Устав города Челябинска был внесен ряд дополнений в полномочия Администрации города Челябинска, в частности статью 36 дополнили пунктом следующего содержания: «В пределах своих полномочий принимает муниципальные правовые акты, регулирующие отношения в сфере архивного дела в Российской Федерации.»
В связи с внесенными в Устав изменениями Положение об общих принципах организации архивного дела на территории города Челябинска 2005 года было отменено решением Челябинской городской Думы от 29.06.2018 № 41/4 «О признании утратившими силу отдельных решений Челябинской городской Думы» и Постановлением Администрации города Челябинска от 03.07.2018 № 274-п утверждено новое «Положение об организации архивного дела на территории города Челябинска».
Новое положение регламентирует: общие положения, полномочия органов местного самоуправления, вопросы комплектования, учета, хранения и использования архивных фондов и архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности, финансовое и материально-техническое обеспечение деятельности. Данное Положение устанавливает, что «управление архивным делом в городе Челябинске осуществляет Администрация города Челябинска», а также определяет права Администрации города Челябинска и структурного подразделения аппарата Администрации города Челябинска, созданного для решения задач по реализации полномочий в сфере архивного дела на территории города Челябинска и исполняющего функции муниципального архива.
2.1.2. Положение об Архивном отделе
Первое Положение об Архивном отделе Администрации города Челябинска (далее – Положение) было утверждено постановлением Главы города Челябинска от 20.07.1998 № 986-п «Об образовании Архивного отдела Администрации города Челябинска» (ф. 2, оп. 1, д. 294, л. 154-161).
В 1999–2018 годах в Положение неоднократно вносились изменения в целях приведения документа в соответствие действующему законодательству. За указанный период были изданы следующие правовые акты:
постановление Главы города Челябинска от 23.11.1999 № 1552-п «О платных услугах и договорных работах в Архивном отделе» (ф. 2, оп. 1, д. 360, л. 26-35);
– постановление Главы города Челябинска от 05.06.2007 № 218-п «Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации города Челябинска» (ф. 2, оп. 1, д. 1080, л. 5-11);
– распоряжение Администрации города Челябинска от 12.08.2010 № 6412 «Об утверждении Положения об Архивном отделе Администрации города Челябинска» (ф. 2, оп. 1, д. 1670, л. 159-165);
– распоряжение Администрации города Челябинска от 05.03.2013 № 1123 «Об утверждении Положения об Архивном отделе Администрации города Челябинска» (ф. 2, оп. 1, д. 2247, л. 95-101);
– распоряжение Администрации города Челябинска от 30.12.2015 № 14309 «Об утверждении Положения об Архивном отделе Администрации города Челябинска» (ф. 2, оп. 1 д. 3175, л. 53-59);
– распоряжение Администрации города Челябинска от 23.06.2017 № 7424 «Об утверждении Положения об Архивном отделе Администрации города Челябинска».
Действующая редакция Положения отражает такие разделы как: общие положения, основные задачи, функции и права, уточняет вопросы руководства и взаимоотношения, прописывает ответственность руководителя и работников отдела.
В новом Положении основными задачами Архивного отдела является:
1) управление архивным делом на территории города Челябинска, обеспечение в пределах своей компетенции соблюдения действующего законодательства в области архивного дела на территории муниципального образования;
2) осуществление хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов Архивного Фонда Российской Федерации и иных архивных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации;
3) обеспечение реализации прав граждан и юридических лиц на получение архивной информации;
4) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города Челябинска, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации;
5) реализация отдельных государственных полномочий, переданных Законом Челябинской области от 27.10.2005 № 416-ЗО «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области».
2.1.3. Административные регламенты по предоставлению муниципальных услуг
Архивный отдел исполняет две муниципальные услуги: «Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)» и «Обеспечение доступа к архивным фондам».
Постановлением Администрации города Челябинска от 06.07.2011 № 147-п утвержден первый административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)» (ф. 2, оп. 1, д. 1779, л. 47-61).
В целях приведения в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации в административный регламент вносились дополнения и изменения постановлениями Администрации города Челябинска от 03.06.2013 № 141-п (ф. 2, оп. 1, д. 2202, л. 1-16), от 17.06.2016 № 222-п, от 13.03.2018 № 93-п, от 26.12.2018 № 569-п.
Постановлением Администрации города Челябинска от 23.07.2012 № 157-п утвержден административный регламент предоставления муниципальной услуги «Обеспечение доступа к архивным фондам» (ф. 2, оп. 1, д. 2004, л. 73-89).
В административный регламент вносились дополнения и изменения постановлениями Администрации города Челябинска от 17.06.2016 № 223-п, от 13.03.2018 № 94-п, от 26.12.2018 № 568-п.
2.2. Структура и штатная численность Архивного отдела
В момент образования Архивного отдела штатное расписание было установлено приложением 2 к постановлению Главы города Челябинска от 20.07.1998 № 986-п (ф. 2, оп. 1, д. 294, л. 154-166) и имело 5 единиц, в том числе:
– начальник отдела;
– главный специалист;
– ведущий специалист (главный хранитель);
– специалист 1 категории;
– уборщица.
В связи с увеличением площадей архивохранилищ и объемом выполняемых работ в 1999–2018 годах в штатное расписание Архивного отдела неоднократно вносились изменения.
В штатном расписании с 19 апреля 2018 года числится 22 штатных единицы, в том числе 8 должностей отнесенных к муниципальной службе, 11 должностей, не отнесенных к должностям муниципальной службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности, и 3 должности младшего обслуживающего персонала:
– начальник отдела;
– заместитель начальника отдела;
– сектор исполнения запросов и справочно-информационной работы (10 ед.);
– сектор комплектования, учета и обеспечения сохранности архивных документов (10 ед.).
2.3. Помещения, занимаемые Архивным отделом
Первое помещение для нужд муниципального архива предоставлено в 1998 году. Объект по адресу: ул. Калинина, д. 30 был передан в оперативное управление Администрации города Челябинска на основании постановления Главы города Челябинска от 20.07.1998 № 986-п «Об образовании Архивного отдела Администрации города Челябинска» (ф. 2, оп. 1, д. 294, л. 154).
Помещение занимало часть цокольного этажа многоквартирного жилого дома 1965 года постройки. Общая площадь составила 171 кв.м. В помещении разместилось хранилище площадью 86 кв.м и рабочие кабинеты специалистов. Место приема посетителей и подшивки документов были отгорожены решетками от основного помещения.
В 2004 году в целях расширения площади муниципального архива в безвозмездное пользование Архивного отдела постановлением Главы города Челябинска от 26.01.2004 № 121-п (ф. 2, оп. 1, д. 728, л. 177) было передано дополнительное помещение по адресу: ул. Часовая, д. 9. Помещение общей площадью 443,3 кв. м размещалось в цокольном этаже многоквартирного жилого дома, 1957 года постройки.
Находящиеся в пользовании муниципального архива площади к 2009 году были заполнены на 98 %. В связи с отсутствием в муниципальной собственности города помещения, отвечающего требованиям архивного законодательства, Архивный отдел длительное время пытался решить проблему размещения передаваемых на хранение документов.
В 2012 году Архивному отделу во временное пользование, по согласованию с Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области, было предоставлено дополнительное помещение площадью 20 кв.м в здании архивохранилища № 3 ГУ ОГАЧО на территории ОАО «Уралтрак». Помещение было оборудовано стеллажным оборудованием протяженностью 154 погонных метров.
В 2015 году Архивному отделу, также во временное пользование, были предоставлены помещения:
– в здании Администрации города Челябинска (пл. Революции, д. 2), площадь 15 кв. м, протяженность стеллажей – 112 погонных метров;
– в здании библиотеки (ул. Мира, д. 2) площадь 15 кв. м, протяженность стеллажей – 98 погонных метров.
Выделенные во временное пользование помещения позволили разместить часть переданных на хранение документов.
В 2017 году Администрацией города Челябинска впервые было принято решение об аренде помещений для размещения архивохранилищ муниципального архива. В течение года были арендованы два помещения:
– ул. Коммуны, д. 87 – часть нежилого (офисного) здания общей площадью 255 кв. м, архивохранилище в нем занимало площадь 199 кв. м;
– ул. Ферросплавная, д. 124 (3 этаж) – часть нежилого (офисного) здания общей площадью 419 кв.м. В приспособленном для нужд архива помещении было оборудовано 5 хранилищ площадью 383,3 кв. м.
Аренда позволила:
– освободить, находящиеся в аварийном состоянии архивохранилища и вернуть помещение: ул. Часовая, д. 9 в муниципальную собственность;
– переместить архивные документы из трех временно предоставленных помещений.
В целях увеличения площади архивохранилищ в 2018 году Администрацией города Челябинска арендовано третье помещение по адресу ул. Ферросплавная, д. 124 (4 этаж) – часть нежилого (офисного) здания общей площадью 519 кв. м.
2.4. Источники комплектования
В список № 1 организаций-источников комплектования Архивного отдела (приложение 3 к постановлению Главы города Челябинска от 20.07.1998 № 986-п) были включены 68 организаций (ф. 2, оп. 1, д. 294, л. 163-166).
Изменения в список источников комплектования Архивного отдела вносились по согласованию с экспертно-проверочной комиссии Государственного комитета по делам архивов Челябинской области:
– постановлением Главы города Челябинска от 24.03.1999 № 383-п «О совершенствовании организации архивного дела на территории г. Челябинска» (ф. 2, оп. 1, д. 338, л. 49-52);
– распоряжением Главы города Челябинска от 12.09.2002 № 1345 «О списке организаций, предприятий и учреждений – источников комплектования архивного отдела» (ф. 2, оп. 1, д. 589, л. 135-145);
– распоряжением Администрации города Челябинска от 22.03.2012 № 1430 «О списке организаций – источников комплектования Архивного отдела Администрации города Челябинска» (ф. 2, оп. 1, д. 2044, л. 17-25);
– распоряжением Администрации города Челябинска от 30.12.2016 № 14827 «Об утверждении списка организаций – источников комплектования Архивного отдела Администрации города Челябинска» (ф. 2, оп. 1, д. 3615, л. 64–74).
По состоянию на 1 января 2019 года в списке источников комплектования Архивного отдела числится 43 организации, в том числе 2 организации государственной собственности и 41 муниципальная организация (ф. 198, оп. 1, д. 71, л. 1–87).
2.5. Хранение архивных документов
По состоянию на 1 января 2019 года в Архивном отделе числится 181 фонд, 125 049 единиц хранения, в том числе 45 323 единиц хранения управленческой документации, 79 726 единиц хранения по личному составу, 4 единицы хранения фотодокументов (ф. 198, оп. 1, д. 71, л. 1–87).
В целях обеспечения сохранности архивных документов закартонировано более 119 тысяч (95,3%) единиц хранения.
2.6. Автоматизированные системы справочно-поисковых средств
В Архивном отделе с 1999 года используется программный комплекс «Архивный фонд», ведутся тематические базы данных о составе и содержании архивных документов.
2.7. Исполнение запросов пользователей
В Соответствии с Соглашением между Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области и ГУ – Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Челябинской области во втором полугодии 2009 года Архивный отдел стал экспериментальной площадкой для пилотного внедрения электронного документооборота с подразделениями Пенсионного фонда Российской Федерации.
Переход на электронный документооборот с учреждениями Пенсионного фонда Российской Федерации, расположенными на территории Челябинской области, завершен в 2011 году.
На основании Соглашения о взаимодействии, заключенного 10 января 2012 года между Администрацией города Челябинска и МАУ «МФЦ города Челябинска» в МФЦ начат прием заявлений от граждан и организаций для Архивного отдела.
2019–2020 годы
В 2019–2020 годах изменений в наименовании, подчиненности, структуре Архивного отдела Администрации города Челябинска (далее – Архивный отдел) не происходило.
Распоряжением Администрации города Челябинска от 03.11.2020 № 10995 внесены изменения в распоряжение Администрации города Челябинска от 23.07.2017 № 7424 «Об утверждении Положения об Архивном отделе Администрации города Челябинска».
Постановлением Администрации города Челябинска от 17.07.2020 № 291-п внесены изменения в административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)».
Распоряжением Администрации города Челябинска от 28.05.2019 № 6128 утвержден список организаций – источников комплектования Архивного отдела.
По состоянию на 1 января 2019 года в списке источников комплектования Архивного отдела числится 43 организации, в том числе 2 организации государственной собственности и 41 муниципальная организация (ф. 2, оп. 1, д. 4658).
По состоянию на 1 января 2021 года в Архивном отделе числится 192 фонда, 134 236 единиц хранения, в том числе 48 447 единиц хранения управленческой документации, 85 784 единиц хранения по личному составу, 5 единиц хранения фотодокументов (ф. 198, оп. 1, д. 124, л. 88–167).
В целях обеспечения сохранности архивных документов закартонировано более 130 943 (97%) единиц хранения.
Архивный отдел Администрации города Челябинска включен в список организаций-источников комплектования Архивного отдела Администрации города Челябинска решением экспертно-проверочной комиссии Государственного комитета по делам архивов Администрации города Челябинска от 16.07.2020.
2021–2022 годы
Изменений в подчиненности, организационно-правовом статусе, форме собственности Архивного отдела Администрации города Челябинска (далее – Архивный отдел) в 2021–2022 годах не происходило.
Распоряжением заместителя Главы города, руководителя аппарата Администрации города Челябинска от 02.09.2021 № 10095-с Архивный отдел исключен из структуры аппарата Администрации города Челябинска (Ф. 2, оп. 1, д. 5303).
В соответствии с решением Челябинской городской Думы от 31.08.2021 № 21/11, распоряжением заместителя Главы города, руководителя аппарата Администрации города Челябинска от 01.09.2021 № 10076-с, в структуру аппарата Администрации города Челябинска, введено структурное подразделение – Архивное управление Администрации города Челябинска (далее – Архивное управление) (Ф. 47, оп. 1, д. 3423, д. 5303).
Распоряжением заместителя Главы города, руководителя аппарата Администрации города Челябинска от 01.09.2021 № 10076-с были утверждены структура и штат Архивного управления (Ф. 198, оп. 1, д. 131).
Структура Архивного управления по состоянию на 01.09.2021:
Начальник Архивного управления
Заместитель начальника Архивного управления
Отдел исполнения запросов и справочно-информационной работы
Отдел комплектования, учета и обеспечения сохранности архивных документов
(Ф. 198, оп. 1, д. 131)
Штатное расписание по состоянию на 01.09.2021 состоит из 21 штатной единицы:
(Ф. 198, оп. 1, д. 131)
В соответствии с Положением об Архивном управлении, утвержденным распоряжением Администрации города Челябинска от 10.12.2021 № 14003, Архивное управление является структурным подразделением аппарата Администрации города без статуса юридического лица, выступает правопреемником Архивного отдела Администрации города Челябинска. Координирует и контролирует деятельность Архивного управления заместитель Главы города, руководитель аппарата Администрации города в пределах полномочий, установленных правовыми актами Администрации города.
Архивное управление входит в систему архивных учреждений Челябинской области, возглавляемую Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области.
Основными задачами Архивного управления являются:
1) реализация в пределах своей компетенции полномочий Администрации города по решению вопросов местного значения в сфере архивного дела на территории города Челябинска;
2) обеспечения деятельности органов местного самоуправления города Челябинска, а также организаций, учреждений и предприятий независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности (далее - организации), действующих на территории города Челябинска;
3) исполнение функции муниципального архива по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов в соответствии с требованиями архивного законодательства;
4) информационное обеспечение органов местного самоуправления города Челябинска, обеспечение условий для всестороннего использования архивных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации;
5) реализация отдельных государственных полномочий, переданных Законом Челябинской области от 27.10.2005 № 416-ЗО «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области» (Ф.198, оп. 1, д. 131).
Распоряжением Администрации города Челябинска от 20.09.2021 № 1093-к на должность начальника Управления назначена Егозина Татьяна Вячеславовна (Ф. 2, оп. 2, д. 1341).
Распоряжением Администрации города Челябинска от 18.11.2021 № 13167 утвержден список организаций – источников комплектования Архивного управления.
По состоянию на 1 января 2022 года в списке организаций – источников комплектования Архивного управления числилось 42 организации, в том числе 3 организации государственной собственности и 39 муниципальная организация.
По состоянию на 1 января 2023 года в Архивном управлении числится 205 фондов, 147 189 единиц хранения, в том числе 55 049 единиц хранения управленческой документации, 92 133 единиц хранения по личному составу, 7 единиц хранения фотодокументов (Ф. 198, оп. 1, д. 134, л. 113).
В целях обеспечения сохранности архивных документов закартонировано более 143 888 (97, 8%) единиц хранения.
Состав документов
Опись № 1 дел постоянного хранения за июль 1998–2022 годы (152 ед. хр.): документы по истории муниципального архива 1998–2022 гг., планы работы 1999–2022 гг., отчеты о работе муниципального архива 1998–2022 гг., положения о секторах, об отделах 2016–2017, 2021 г., должностные инструкции работников 1998, 2007–2017 гг., отчеты о предоставлении государственных и муниципальных услуг 2015–2022 гг., сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования, наблюдательные дела, карточки учета организаций, исключенных из списка источников комплектования 1999–2022 гг., выписки из протоколов ЭПК 1998–2022 гг., список фондов, реестр описей дел 1999–2022 гг., книга учета физического состояния документов 2006–2018 гг., книга учета поступлений документов 1999–2019 гг., краткий справочник по фондам 2022г.
Опись № 2 дел электронных фотодокументов постоянного хранения за 2001–2019 годы (22 ед. хр.): электронные фотодокументы по истории муниципального архива 2001–2019 гг.
